Peran Sponsor dalam Six Sigma

- - Belt, Lean Six Sigma

Bagian terpenting dalam sebuah perjalanan proyek six sigma terletak di C, Control. Fase inilah yang menentukan apakah proyek tersebut benar-benar memberikan dampak yang signifikan secara jangka panjang, atau hanya menjadi headline of the day.

Di sini peran seorang penjaga, atau sponsor.  Sponsor bertugas sebagai pengawas. Tanggung jawab yang menuntut adanya keseimbangan yang baik, yaitu ketika membiarkan tim membuat keputusan mereka sendiri tetapi juga memberikan petunjuk mengenai arah usaha yang dilakukan. Secara umum tugas sponsor adalah Continue Reading

Metodologi Six Sigma: CONTROL

- - Control

Hal yang terpenting dalam melakukan Six Sigma terletak pada fase ini, CONTROL. Mempertahankan kemenangan memang lebih susah ketika kita mendapatkannya. Tujuan dari fase ini adalah memastikan implementasi menyeluruh dapat berjalan baik, sustainable (berke-sinambungan). Fase Control ini juga menjadi akhir dari keterlibatan aktif Tim dalam proyek.

Apa saja langkah-langkah utama dalam fase ini? Berikut penjelasannya:

  • Memastikan sustainability dari perbaikan – untuk bisa membuat proses perbaikan proses berjalan sesuai dengan yang diharapkan dalam jangka panjang, maka penting bagi kita untuk membuat sistem yang bisa meminimasi terjadinya kesalahan, atau dengan menciptakan mistake-proofing agar permasalahan yang sama tidak muncul.
  • Mengukur dan mengkomunikasikan hasil – setelah implementasi berjalan baik, hasil perbaikan terus diukur dan dipantau. Untuk lebih memudahkan proses pemantauan perlu kita buat sebuah dashboard monitoring hasil perbaikan yang berfungsi sebagai alat komunikasi tim kepada Steering Committee maupun kepada anggota organisasi lain terhadap profil dari output utama dari proyek perbaikan yang sudah selesai dijalankan
  • SOP dan Control Plan – Membahas bagaimana cara menyusun Process Control Plan (reaction plan), menciptakan alat mistake proofing, hingga menyusun SOP untuk sustainability dari perbaikan yang telah dilakukan
  • Serah Terima kepada Process Owner (pemilik proses) – langkah ini termasuk mengkomunikasikan SOP dan Control Plan.
  • Control Gate Review Pertemuan dengan Project Sponsor, Business Leadership, dan pihak terkait lainnya untuk memastikan alignment dari fokus proyek dan ekspektasi manajemen dan penyampaian progres akhir dan serah terima proyek

Sedangkan hal-hal yang perlu diselesaikan ketika masuk dalam fase ini adalah Continue Reading

Six Sigma Bukan Sekedar Cost Reduction

- - Lean Six Sigma

Ada ketakutan pada karyawan ketika organisasi mengumumkan akan menjalankan program Six Sigma. Ketakutan ini terjadi karena gagalnya memahami definisi dan tujuan implementasi dari Six Sigma terhadap organisasi.

Hal ini makin diperparah karena banyak organisasi menerapkan Six Sigma di saat krisis, tak jarang juga organisasi menerapkan Six Sigma sebagai justifikasi untuk melakukan pemotongan biaya, sumber daya termasuk manusia.Stigma negatif tentang six sigma yang melekat di benak karyawan berimplikasi pada timbulnya resistensi, turunnya moral karyawan, dan kontraproduktif.

Baiklah mari kita lihat sebuah contoh bawah ini:

Jika Manajer HRD melihat bahwa tingkat overtime/ lembur karyawan tinggi. Kemudian ingin melakukan perbaikan dengan “menggunakan” metodologi Six Sigma untuk menurunkan biaya lembur tersebut. Kira-kira apa judul inisiatif perbaikannya?

Jika anda menjawab “Reduce Overtime Cost” bisa dipastikan bahwa anda belum cukup akurat memahami Six Sigma. Tujuan dari Six Sigma adalah Continue Reading

Six Sigma di Perbankan (Six Sigma in Banking/Transactional)

- - News, Six Sigma

Carol adalah wanita sibuk, waktu sangat berharga baginya. Sial bagi Carol ATMnya tertelan, jadi mau tidak mau dia harus mengurusnya di kantor cabang pembantu bank tersebut. Sampai di bank, Carol tidak menduga bahwa antriannya begitu panjang, dia juga melihat bahwa pihak bank sudah membuka semua counter pelayanannya, para frontliner juga “sepertinya” sibuk melayani pelanggan. Namun kenapa dia merasa bahwa proses pelayanan masing-masing nasabah lama?

 

 

 

Apa yang dialami Carol adalah satu dari sekian banyak masalah yang umum terjadi di Bank, dan biasanya pihak bank melakukan pendekatan “firefighting” seperti menambah jumlah frontliner, atau bahkan memberikan kursi tambahan.

Solusi-solusi di atas tidak akan menyelesaikan masalah sampai ke akarnya, seperti fenomena gunung es – puncak es yang terlihat hanya sebagian kecil dari seluruh ketidak beresan sistem.  Jadi, untuk bisa menyelesaikan masalah ini harus dilihat secara menyeluruh.

Six Sigma diadopsi oleh banyak organisasi termasuk institusi keuangan. Sebut saja Bank of America, ABN AMRO, Citibank, JP Morgan dan masih banyak lagi. Meskipun akar dari six sigma Continue Reading

Project Charter

- - Define, Six Sigma

Ketika permasalahan sudah ditemukan untuk diperbaiki, langkah selanjutnya yang harus kita lakukan adalah membuat project charter. Ada berbagai macam isitilah pada project charter diantaranya: team charter, project order, atau project sheet, namun memiliki definisi sebagai berikut:

Lembar perjanjian antara project team dengan shareholder yang menceritakan menceritakan tentang alasan kenapa proyek ini dijalankan, fokus, dan tujuannya. Charter juga menjelaskan tentang sumber daya yang dibutuhkan tim agar project berhasil.

Dari definisi di atas, tujuan utama project charter Continue Reading

Efisiensi dan Process Improvement

- - Improve

Makhluk hidup apa yang paling sukses dalam beradaptasi terhadap perubahan?

Yang mampu beradaptasi dengan seleksi alam?

Diperkirakan makhluk ini sudah ada sejak 3,5 Milyar tahun yang lalu, dan akan tetap ada meskipun (mungkin) nanti matahari meledak dan menghilang?

Jawabannya adalah :Bakteri.

Bakteri hidup dan berkembang biak dengan menggunakan satu-satunya sel yang dia miliki, tidak seperti makhluk hidup yang lain, dengan sel tersebut bakteri mampu bertahan hidup di mana saja tanpa matahari/ penerangan sekalipun.

Karena kemampuannya tersebut, bisa dikatakan bahwa bakteri adalah makhluk hidup yang sangat efisien.

Efisiensi adalah salah satu cara untuk bisa bertahan hidup. Dalam prinsip organisasi, efisiensi diperlukan untuk bisa memenangkan persaingan. Efisiensi adalah Continue Reading

Taguchi Methods

Taguchi Methods adalah sebuah metode statistik yang dikembangkan oleh Genichi Taguchi untuk meningkatkan kualitas dari hasil produksi manufaktur, engineering, biotechnology, marketing, dan edvertising.

Filosofi

  • Kualitas harus didesain di dalam produk, bukan diperiksa di dalam produk
  • Kualitas terbaik dapat dicapai dengan meminimalisir penyimpangan dari target. Produk tersebut harus didesain agar tahan terhadap faktor lingkungan yang tidak dapat dikendalikan
  • Cost dari suatu kualitas harus diukur sebagai fungsi penyimpangan dari standard dan kerugian harus diukur dari keseluruhan sistem

Taguchi Methods melibatkan reduksi variasi dari proses melalui desain robust dari eksperimen. Continue Reading

Mitos – Mitos dalam Six Sigma

Mitos atau mite (myth) adalah cerita yang dipercaya atau dianggap benar-benar terjadi oleh yang empunya cerita atau penganutnya. Seperti layaknya mitos, orang lebih senang mendiskusikan dan memperdebatkannya daripada  mencari kebenarannya. Apa saja mitos yang melingkupi Six Sigma? mari kita ulas kebenarannya.

Mitos 1 : Six Sigma adalah Kerupuk yang sama dalam Toples yang berbeda

Kegiatan manusia untuk menemukan sistem yang lebih baik sudah ada sejak jaman dulu  ketika  Sloan mengembangkan sistem Continue Reading