SIPOC Analysis

- - Six Sigma

SIPOC (Supplier – Inputs – Process – Outputs – Customer) analysis adalah salah satu tools yang digunakan dalam penerapan Six Sigma. Tools ini akan memberikan gambaran yang jelas mengenai pengaruh dari proses terhadap pelayanan konsumen. Hasil akhir dari SIPOC analysis ini adalah sebuah “template” untuk menentukan proses sebelum Anda memulai untuk memetakan, mengukur, dan meningkatkan proses tersebut.

Ketika Anda mulai merencanakan untuk memulai suatu manajemen proses maupun aktifitas improvement, sangat penting untuk mengerti tentang proses itu sendiri secara keseluruhan. SIPOC akan membantu para pemilik maupun pelaku proses untuk menetapkan boundaries atau batasan dari apa yang akan mereka kerjakan. Continue Reading

Pelatihan Six Sigma Green Belt

Pelatihan Six Sigma Green Belt kembali akan diselenggarakan oleh SSCX International pada bulan Oktober 2013. Pendaftaran sudah dapat dilakukan, untuk memastikan Anda mendapatkan biaya terrendah selama masa early bird. Hubungi SSCX di www.sscxinternational.com atau training@sscxinternational.com. Link informasi pelatihan di sini.

Apa itu Green Belt dan Black Belt?  Baca lebih lengkap di sini.

 

Metodologi Six Sigma : ANALYZE

- - Analyze, Six Sigma

Setelah kita mengumpulkan data, memvisualkan, mendapatkan baseline dan sigma level di fase Measure, langkah selanjutnya adalah fase Analyze. Tujuan di fase analyze ini kita akan menetapkan akar masalah (x’s) yang memiliki pengaruh yang signifikan terhadap Y.

Berikut adalah langkah-langkah utama dari fase Analyze:

•  Identifikasi x (akar masalah) – langkah ini untuk mencari kemungkinkan penyebab masalah (x) yang memiliki pengaruh pada y. Pada langkah ini brainstorming adalah alat yang paling efektif, untuk mempermudah proses brainstorming, tool yang dipakai adalah: Fishbone, 5 Why, dan NGT
•   Prioritas X – langkah ini untuk mempersempit cakupan x yang akan dianalisa oleh tim. X yang akan diprioritaskan adalah yang memiliki pengaruh signifikan pada y.Tool yang dipakai untuk memprioritaskan X adalah Prioritization Matrix
•   Validasi X – Dalam memvalidasi X terdapat dua cara/ pintu, yang pertama adalah pintu proses, yang kedua adalah pintu data. Berikut penjelasannya:

Pelatihan Six Sigma

Pelatihan Six Sigma umumnya berlangsung 1 sampai dengan 20 hari. Ya, jumlah yang kadang terasa sangat banyak. Variasi jumlah hari dalam pelatihan six sigma ini sangat tergantung dari judul pelatihan. Pada umumnya, terdapat pelatihan introduction atau awareness, kemudian sponsor dan champion, green belt dan black belt.

Ada memang perusahaan yang kemudian membuat nama baru untuk pelatihan six sigma mereka misalnya dengan nama yellow belt atau white belt, tetapi biasanya pelatihan ini identik dengan awareness atau introduction, hanya saja modulnya  akan lebih banyak dari 1-Day atau 2-Day Lean Six Sigma Awareness training.

Pelatihan Six Sigma Green Belt

Pelatihan ini adalah pelatihan six sigma yang paling populer karena setelah pelatihan ini umumnya mereka yang telah selesai mengikuti pelatihan ini memiliki kemampuan untuk menyelesaikan sebuah proyek DMAIC Continue Reading

Keuntungan Menggunakan Six Sigma pada Industri Healthcare

- - Six Sigma

Pada artikel sebelumnya kita telah membahas sekilas mengenai penerapan metodologi Six Sigma di industri healthcare. Kali ini kita akan membahas lebih dalam mengenai manfaat ataupun keuntungan yang bisa didapat dengan menerapkan Six Sigma pada industri healthcare Anda. Secara umum terdapat lima keuntungan utama yang bisa Anda dapatkan sebagai berikut:

Continue Reading

Bagaimana Memilih Konsultan yang Tepat?

Ketika Six Sigma adalah sesuatu yang baru dalam organisasi anda, mungkin anda akan meminta bantuan konsultan untuk membuat cetak biru roadmap, memberikan pelatihan pada karyawan, pemilihan proyek, dan saran untuk pembangunan infrastruktur yang cocok bagi organisasi

Sikap hati-hati dan teliti sangat diperlukan ketika memilih konsultan yang tepat untuk menjadi mitra organisasi anda. Program  Lean Six Sigma adalah tentang momentum dan penerimaan dari seluruh karyawan yang akan menentukan sukses tidaknya program ini bertahan lama. Momentum yang tidak tepat atau penerimaan yang rendah dari karyawan karena disebabkan gagalnya proses sosialisasi  dan komunikasi akan sulit menjaga program ini dari hanya sekedar “pasar malam” – gemerlap, wah, dan rame namun hanya berumur tak lebih dari seminggu.

Berikut adalah beberapa kriteria yang  harus dipenuhi konsultan six sigma:

  • Reputasi dan referensi, mintalah referensi dan tanyakan tentang program six sigma yang berjalan pada beberapa perusahaan yang pernah ditangani. Jika memungkinkan tanyakan tentang kualitas konsultan dan beberapa contoh proyek serta hasilnya
  • Credential, Pastikan konsultan anda memiliki credential seperti keanggotaan pada asosiasi yang bereputasi global, sertifikasi profesional, dan sedikit banyak memahami proses yang ada di organisasi anda. Pastikan konsultan memiliki kemampuan “mendengarkan” dan observasi . Hal ini perlu dilakukan karena konsultan akan mengumpulkan informasi yang akurat untuk menentukan pendekatan yang tepat
  • Pengetahuan dasar tentang Lean Six Sigma, ini adalah bagian terpenting dalam memilih konsultan untuk Lean Six Sigma. Pastikan konsultan six sigma memiliki pengetahuan yang mumpuni tentangg metodologi six sigma beserta alat-alat teknik yang mendukungnya. Khususnya, cari informasi bagaimana mereka menerapkan alat-alat teknik ini dalam menjalankan six sigma di organisasi lainnya. Tes pengetahuan mereka tentang six sigma tingkat lanjut seperti Design of Experiment, Theory of Constraint, Quality Function Deployment, Benchmarking, Value Engineering,Mistake Proofing, Control Plans, Multivariate Analysis, dan lainnya.  Selain itu tanyakan berapa banyak Black Belt yang memiliki pengalaman langsung memimpin beberapa proyek Six Sigma. Jika anda meminta bantuan dalam pelatihan juga, tanyakan berapa lama jam terbang selama setahun dan rata-rata skor penilaian. Six Sigma adalah tentang perubahan budaya organisasi, cari tahu latar belakang konsultan dalam menghadapi resistensi dan mengelola perubahan. Jangan gunakan jasa konsultan yang sangat ahli statistik namun minim pengalaman sebagai praktisi Six Sigma
  • Paket, untuk sepenuhnya mengevaluasi kemampuan seorang konsultan, anda  memerlukan penilaian mengenai pelaksanaan strateginya. Hal ini harus mencakup metodologi dan perencanaan waktu (time line) program secara rinci, khususnya
    implementasi struktur dan template yang harus harus diikuti.
  • Fleksibilitas, pastikan bahwa konsultan anda memiliki fleksibilitas dalam hal merubah rencana kerja tanpa harus kehilangan momentum. Konsultan harus mampu mencapai milestone dan pekerjaannya tanpa harus mengganggu pekerjaan normal para karyawan
  • Harga, tentukan seberapa banyak hari yang dibutuhkan konsultan untuk datang dan menyelesaikan tugas-tugasnya, berapa total biaya dan berapa ROI-nya? Perlu diingat bahwa konsultan akan menciptakan pondasi berdirinya budaya perbaikan di organisasi, jadi jangan kompromi terhadap kualitas, carilah yang terbaik.

Memilih konsultan seperti layaknya memilih istri, pastikan semua kriteria yang anda inginkan tercapai sebelum anda meminangnya.

sumber gambar: cpatigayon.wordpress.com/

Peran Champion dalam Six Sigma

Berdasarkan sebuah survey tentang penyebab kegagalan segala aktivitas perbaikan dalam suatu organisasi yang tertinggi adalah lemahnya komitmen dari para pemimpin bisnis alias champion. Komitmen hanya sekedar lip service atau hanya bersifat sementara kemudian lenyap ketika organisasi kehilangan fokus dalam menghadapi tantangan yang lainnya. Tidak ada champion dalam upaya perubahan.

Hal yang sama bisa terjadi pada inisiatif six sigma yang organisasi anda lakukan, bisa jadi bila tidak dikelola dengan tepat maka sukses yang diharapkan tidak pernah tercapai atau bahkan inisiatif ini seperti orang hidup segan, mati tak mau.

Untuk tidak mengalami nasib seperti itu, dua pertanyaan yang harus dijawab adalah:

  1. Bagaimana inisiatif Six Sigma ini diluncurkan dengan sukses dan mencapai momentum tertinggi bagi organisasi?
  2. Apa yang harus dilakukan agar inisiatif ini lestari dan sukses dalam jangka panjang?

Setiap organisasi perlu mempersiapkan Champion untuk menjawab dua pertanyaan di atas. Seorang champion bertanggung jawab untuk Continue Reading

Brainstorming

- - Analyze, Six Sigma

Brainstorming atau dalam bahasa Indonesia curah gagasan adalah alat bantu yang digunakan untuk mengeluarkan ide dari setiap anggota tim yang dilakukan secara terstruktur dan sistematis. Kunci sukses suatu sesi brainstorming adalah suasana bebas tanpa kritik untuk menggali ide kreatif demi mendapatkan solusi alternatif tanpa batas.

Berikut adalah beberapa manfaat  melakukan brainstorming:

  • Meingkatkan kreatifitas dan menghasilkan banyak ide dalam waktu singkat, dengan memperluas sudut pandang dari segala aspek atau pemikiran anggota tim yang lain akan mencetuskan ide lain dalam diri kita
  • Menciptakan kesetaraan terhadap semua tim yang terlibat dalam proses brainstorming, suasana yang hangat saling mendukung, dan tanpa kritik akan mendorong orang untuk nyaman mengeluarkan ide tanpa halangan. Hal ini akan mengakibatkan sikap saling menghormati
  • Ketika setiap anggota tim memberikan idenya, ,aka anggota tim merasa dilibatkan dan akan mendukung arahan pengambilan keputusan, hal ini akan memupuk rasa memiliki terhadap proses

Untuk bisa menciptakan suasana yang kondusif dalam proses brainstorming perlu ada aturan yang mengikat anggota tim, beberapa diantaranya adalah:

  • Tiap anggota wajib berpatisipasi aktif dalam memberikan ide/gagasannya
  • Tidak ada diskusi baik berupa kritik, sanjungan, atau komentar selama proses berlangsung
  • Diperbolehkan membangun ide dari ide yang sudah dikeluarkan anggota yang lain sebelumnya
  • Semua ide tertulis dan terbaca
  • Batasi waktu proses brainstorming

Secara garis besar, proses brainstorming bisa dibagi menjadi 3 fase, yaitu:

1. Generation: Forum terbuka untuk semua partisipan mengeluarkan idenya

  • Penjelasan awal aturan brainstorming dan jelaskan bagaimana sesi ini akab dilakukan
  • Tentukan batas waktu sesi brainstorming, tentukan siapa yang menjadi pencatat waktu dan pencatat ide. Normalnya sesi brainstorming berjalan 10-15 menit dan dapat diperpanjang tiap interval 5 menit
  • Tuliskan topik yang akan dibrainstroming dalam kalimat pertanyaan dan pastikan semua anggota tim memahami
  • Kumpulkan ide-ide dari tiap anggota melalui dua cara: bergantian atau spontan
  • Catat ide secara langsung di papan tulis/ sticky note. Pastikan semua tim dapat melihat dengan jelas

2. Clarification: Tim mereview semua ide dan memastikan semua peserta memahami apa yang dimaksud

3. Evaluation: Tim mereview seluruh daftar. Menghilangkan duplikasi dan mengkombinasi yang sejenis

Cukup sederhana bukan? inti dari kesuksesan brainstorming adalah  kemauan untuk mendengarkan pendapat yang berbeda dari perspektif kita. Dan yang terpenting : HAVE FUN!

sumber gambar: http://www.flickr.com/photos/chrissmithgraphicdesign/4791126949/sizes/z/in/photostream/