Peran Champion dalam Six Sigma

Berdasarkan sebuah survey tentang penyebab kegagalan segala aktivitas perbaikan dalam suatu organisasi yang tertinggi adalah lemahnya komitmen dari para pemimpin bisnis alias champion. Komitmen hanya sekedar lip service atau hanya bersifat sementara kemudian lenyap ketika organisasi kehilangan fokus dalam menghadapi tantangan yang lainnya. Tidak ada champion dalam upaya perubahan.

Hal yang sama bisa terjadi pada inisiatif six sigma yang organisasi anda lakukan, bisa jadi bila tidak dikelola dengan tepat maka sukses yang diharapkan tidak pernah tercapai atau bahkan inisiatif ini seperti orang hidup segan, mati tak mau.

Untuk tidak mengalami nasib seperti itu, dua pertanyaan yang harus dijawab adalah:

  1. Bagaimana inisiatif Six Sigma ini diluncurkan dengan sukses dan mencapai momentum tertinggi bagi organisasi?
  2. Apa yang harus dilakukan agar inisiatif ini lestari dan sukses dalam jangka panjang?

Setiap organisasi perlu mempersiapkan Champion untuk menjawab dua pertanyaan di atas. Seorang champion bertanggung jawab untuk Continue Reading

Brainstorming

- - Analyze, Six Sigma

Brainstorming atau dalam bahasa Indonesia curah gagasan adalah alat bantu yang digunakan untuk mengeluarkan ide dari setiap anggota tim yang dilakukan secara terstruktur dan sistematis. Kunci sukses suatu sesi brainstorming adalah suasana bebas tanpa kritik untuk menggali ide kreatif demi mendapatkan solusi alternatif tanpa batas.

Berikut adalah beberapa manfaat  melakukan brainstorming:

  • Meingkatkan kreatifitas dan menghasilkan banyak ide dalam waktu singkat, dengan memperluas sudut pandang dari segala aspek atau pemikiran anggota tim yang lain akan mencetuskan ide lain dalam diri kita
  • Menciptakan kesetaraan terhadap semua tim yang terlibat dalam proses brainstorming, suasana yang hangat saling mendukung, dan tanpa kritik akan mendorong orang untuk nyaman mengeluarkan ide tanpa halangan. Hal ini akan mengakibatkan sikap saling menghormati
  • Ketika setiap anggota tim memberikan idenya, ,aka anggota tim merasa dilibatkan dan akan mendukung arahan pengambilan keputusan, hal ini akan memupuk rasa memiliki terhadap proses

Untuk bisa menciptakan suasana yang kondusif dalam proses brainstorming perlu ada aturan yang mengikat anggota tim, beberapa diantaranya adalah:

  • Tiap anggota wajib berpatisipasi aktif dalam memberikan ide/gagasannya
  • Tidak ada diskusi baik berupa kritik, sanjungan, atau komentar selama proses berlangsung
  • Diperbolehkan membangun ide dari ide yang sudah dikeluarkan anggota yang lain sebelumnya
  • Semua ide tertulis dan terbaca
  • Batasi waktu proses brainstorming

Secara garis besar, proses brainstorming bisa dibagi menjadi 3 fase, yaitu:

1. Generation: Forum terbuka untuk semua partisipan mengeluarkan idenya

  • Penjelasan awal aturan brainstorming dan jelaskan bagaimana sesi ini akab dilakukan
  • Tentukan batas waktu sesi brainstorming, tentukan siapa yang menjadi pencatat waktu dan pencatat ide. Normalnya sesi brainstorming berjalan 10-15 menit dan dapat diperpanjang tiap interval 5 menit
  • Tuliskan topik yang akan dibrainstroming dalam kalimat pertanyaan dan pastikan semua anggota tim memahami
  • Kumpulkan ide-ide dari tiap anggota melalui dua cara: bergantian atau spontan
  • Catat ide secara langsung di papan tulis/ sticky note. Pastikan semua tim dapat melihat dengan jelas

2. Clarification: Tim mereview semua ide dan memastikan semua peserta memahami apa yang dimaksud

3. Evaluation: Tim mereview seluruh daftar. Menghilangkan duplikasi dan mengkombinasi yang sejenis

Cukup sederhana bukan? inti dari kesuksesan brainstorming adalah  kemauan untuk mendengarkan pendapat yang berbeda dari perspektif kita. Dan yang terpenting : HAVE FUN!

sumber gambar: http://www.flickr.com/photos/chrissmithgraphicdesign/4791126949/sizes/z/in/photostream/

Menjual Aktivitas Improvement pada Karyawan

Kita semua pasti sudah pernah membaca berita tentang bagaimana perusahaan-perusahaan dunia jatuh bangun dan tutup karena ketidak mampuan untuk bertahan hidup. Saat ini, dengan persaingan industri yang semakin ketat dan arus informasi yang deras, pelanggan mempunyai banyak preferensi untuk memilih produk yang diinginkannya

Maka, dengan alasan di atas organisasi berlomba-lomba meningkatkan daya saingnya dengan menerapkan sistem manajemen perbaikan. Namun, sebagus apapu sistem perbaikan yang akan diterapkan tidak akan berhasil bila belum meyakinkan para karyawan akan pentingnya perubahan tersebut.

Sebagai penggiat perubahan untuk perbaikan di organisasi, anda pasti akan menemukan hambatan yang umum dihadapi, yaitu membuat orang lain untuk “membeli” program yang digagas. Pertanyaan yang sama akan selalu terulang : Apa untungnya buat saya?

Untuk bisa menjawab pertanyaan tersebut, berikut adalah tips untuk anda:

Jangan gunakan bahasa aliens. Seperti pada artikel sebelumnya, jika organisasi anda bukan manufaktur atau PMA dari Jepang, penggunaan istilah bahasa Jepang  atau yang berhubungan dengan statistik akan membuat karyawan anda ilfeel. Carilah padanan kata yang sesuai dengan bidang organisasi anda. Kreatiflah dalam mengkomunikasikan jargon-jargon yang ada.

Berbicara dengan data dan fakta. Menggunakan data dan fakta akan mempermudah anda dalam “menjual”. Argumentasi anda akan lebih valid dan tidak terbantahkan. Untuk itu, manajemen data sangat penting untuk dilakukan ketika organisasi anda memulai inisiatif perbaikan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam manajemen data adalah dari mana data tersebut diperoleh, hal ini meliputi sumber data, orang yang mengumpulkan data, dan teknik pengumpulan datanya.  Yang kedua adalah Continue Reading

18 Rahasia Sukses CI di Freudenberg-NOK

Dalam sebuah artikel di Majalah Shift, “Freudenberg-NOK Tips: 18 Kunci Menuju Operational Excellence di Perusahaan Anda”, dijelaskan 18 rahasia sukses continuous improvement di perusahaannya. Michael Heidingsfelder, wakil presiden operasional di perusahaan asal Amerika Serikat yang merupakan hasil joint venture antara Freudenberg Co. dari Jerman dan NOK dari Jepang memaparkan 18 faktor tersebut, yang  tidak harus diikuti secara berurutan, karena mereka “…berkembang dari waktu-ke waktu,…” kata Heidingsfelder.

Kedelapan belas kunci tersebut adalah:

1) Top down. Manajemen harus terlibat dalam Continue Reading

Apa itu Lean Six Sigma?

- - Lean Six Sigma

Merunut bagaimana Lean dan Six Sigma adalah perpaduan yang sempurna bagi para aktivis perbaikan bisa dilihat pada bagan di bawah ini:

Bila dilihat dari bagan di atas, Lean Six Sigma bukanlah suatu yang baru ada, namun lean six sigma adalah cara baru dalam melakukan pekerjaan. Lean Six Sigma adalah penyempurnaan dari metode-metode perbaikan yang dulu lahir.

Sebelum membahas tentang integrasinya, ada baiknya kita ketahui perbedaan di antara keduanya dari sisi fokus, sasaran, fokus, dan metodenya. Continue Reading

Majalah Shift #01

- - Six Sigma
Anda kini dapat membaca majalah Shift, majalah yang membahas operational excellence, lean, six sigma, tpm, cost reduction.
Dengan bahasan-bahasan yang menarik, majalah ini sangat cocok untuk Anda yang menggeluti bidang continuous improvement.
Tertarik untuk berlangganan? Khusus untuk perusahaan, Anda dapat mendapatkannya secara gratis untuk edisi di 2011, cukup dengan mengisi form ini: http://bit.ly/sendme1
Saran dan komentar sangat ditunggu.

Plan Do Check Act (PDCA)

- - Analyze, Improve, Six Sigma

PDCA atau yang sering disebut juga dengan Deming Circle/Deming Cycle/Wheel, Shewhart Cycle, control circle/cycle, dan Plan Do Study Act (PDSA) adalah sebuah metode manajemen empat langkah iteratif yang digunakan pada proses bisnis untuk kontrol dan peningkatan berkelanjutan dari proses dan produk.

Keempat fase yang terdapat pada PDCA adalah :

SSCX Six Sigma Lean PDCA Kaizen

Plan : mengidentifikasi dan menganalisis masalah

Pada tahap ini Anda dapat menggunakan beberapa tools yang berguna seperti Drill Down, Cause and Effect Diagram, dan 5 Whys untuk membantu Anda menemukan akan dari permasalahan. Setelah Anda berhasil mengidentifikasi, Anda dapat memetakan proses tersebut. Selanjutnya Anda dapat menggambarkan semua informasi lain yang diperlukan untuk Continue Reading

Pelatihan Six Sigma yang Efektif

- - Six Sigma

Setiap organisasi mempunyai tujuan bisnis agar tetap bertahan dan meningkatkan kompetisi utamanya. Six Sigma adalah sebuah inisiatif/ program yang menyeleraskan antara tujuan bisnis dengan aktivitas perbaikan. Artinya dengan six sigma bagaimana tujuan bisnis tersebut bisa dicapai dapat dijelaskan melalui berbagai inisiatif proyek perbaikan yang dijalankan.

Salah satu kunci kesuksesan program Six Sigma adalah tingkat kesuksesan proyek perbaikan. Sukses tidaknya proyek perbaikan sangat tergantung pada kemampuan pemimpin proyek (green belt maupun black belt) dalam memimpin dan mengeksekusi proyek perbaikan. Jadi, kemampuan atau kompetensi seorang pemimpin proyek mutlak dimiliki.

Program pelatihan adalah salah satu pendekatan utama untuk bisa meningkatkan kompetensi para Green/Black Belt. Mengingat betapa kritikal kompetensi ini, maka perlu dilakukan analisa menyeluruh agar dapat  merumuskan program pelatihan yang efektif.

Proses analisa ini terdiri dari 3 fase yaitu:

  • Sebelum pelatihan dilakukan (pre-training)
  • Pada saat pelatihan diberikan (during training)
  • Setelah pelatihan diberikan (after training)

Persiapan  Sebelum Pelatihan

TNA atau Training Need Analysis perlu dilakukan secara komprehensif dan menyeluruh. Continue Reading