Category "Project Selection"

Pemilihan Tim yang Efektif

team-six-sigma-indonesia
Salah satu hal yang menentukan keberhasilan six sigma selain ketersediaan data yang valid dan penguasaan tool serta metodologi six sigma yang benar adalah bagaimana membentuk tim yang efektif. Ketika sebuah tim ditunjuk untuk mengerjakan suatu proyek six sigma, pertanyaan yang selalu diberikan adalah apakah mereka cukup efektif untuk memberikan hasil yang diberikan?

Dalam proyek Six Sigma yang anda pimpin, mungkin anda diberikan sumber daya  manusia terbaik di bidangnya, namun apabila anda gagal menyatukan pengetahuan, energi, semangat, dan mengelola karakter mereka masing-masing, maka usaha anda bisa berujung pada kesia-siaan, bahkan kegagalan proyek

Pengalaman membuktikan bahwa membentuk tim yang sinergi – Green Belt, Black Belt, Champion, Sponsor, dan Anggota tim – sehingga mampu bekerja secara efektif bisa lebih penting dibandingkan penguasaan  tentang alat dan metodologi six sigma.

Jika pemilihan anggota tim adalah sesuatu yang kritikal, bagaimana menentukan anggota tim?

Sampai dengan saat ini, dalam memilih anggota tim mungkin kita memilih berdasarkan intuisi atau pengamatan kita sehari-hari akan kinerja seorang individu, atau bisa juga anggota tim biasanya “dibentuk” oleh manajemen. Adakalanya juga anggota tim sifatnya suka rela, siapa saja asal mau kerja.

Ada beberapa cara untuk menentukan anggota tim, namun pendekatan yang paling tepat datang dari seorang profesor yang menghabiskan sembilan tahun penelitiannya atas manajemen tim, Dr. Meredith Belbin dari University of Cambridge.

Kesimpulan dari penelitian Dr. Belbin, dengan melihat komposisi peran yang ada dalam sebuah tim, beliau dapat memprediksi apakah tim tersebut akan sukses atau gagal. Dasar penemuannya adalah setiap individu berdasarkan sifat-sifat pribadinya, pasti mempunyai satu atau lebih “peran yang disukai” . Untuk bisa membentuk tim yang efektif, seorang pemimpin proyek harus mampu menyeimbangkan peran dari anggotanya sehingga kontribusi setiap individu akan maksimal.

Berikut adalah sembilan peran individu dalam tim menurut Dr. Belbin:

  • PL – Plant: Kreatif, Imajinatif, Tidak Umum, Menyelesaikan masalah-masalah yang sulit. Kelemahan yang diijinkan: Pelupa
  • RI – Resource Investigator: Extrovert, antusias, komunikatif, mencari peluang, mengembangkan kontak. Kelemahan yang diijinkan: terlalu optimis
  • CO – Coordinator: Dewasa, percaya diri, pimpinan yang baik. Menentukan sasaran, mendorong pengambilan keputusan, dapat mendelegasikan tugas dengan baik. Kelemahan yang diijinkan: Manipulatif
  • SH – Shaper: Menantang, dinamis, tumbuh dalam tekanan. Memiliki tekad dan keberanian dalam menyelesaikan hambatan-hambatan. Kelemahan yang diijinkan: Menyakiti perasaan, provokasi
  • ME – Monitor Evaluator: kontrol atas diri sendiri, strategis, dan mampu membuat keputusan. Melihat semua kemungkinan. Menilai secara akurat. Kelemahan yang diijinkan: tidak menginspirasi
  • TW – Team Worker: Ko-operatif, sederhana, cepat mengerti, diplomatis. Mendengar, membangun, menghindari friksi, menenangkan riak-riak dalam tim. Kelemahan yang diijinkan: mudah terpengaruh
  • IMP – Implementer: Disiplin, dapat diandalkan, konservatif, dan efisien. Mengubah ide menjadi tindakan . Kelemahan yang diijinkan: tidak fleksibel
  • CF – Completer Finisher: Teliti, penuh perhatian, tidak sabar. (Mampu) Mencari kesalahan dan kekurangan (pekerjaan). Tepat waktu. Kelemahan yang diijinkan: terlalu khawatir
  • SP – Specialist: Berpikiran tunggal, mampu memotivasi sendiri, berdedikasi. Memberikan pengetahuan dan keahlian yang jarang diketahui . Kelemahan yang diijinkan: terlalu spesialis

Plant, Monitor Evaluator, dan adalah peran yang berorientasi ke pemikiran, sementara Shaper, implementer dan Complete finisher adalah peran yang orientasinya di tindakan, sedangkan team worker, resource investigator, dan coordinator lebih berorientasi ke manusia. Memahami peran masing-masing tim akan membantu tim untuk mengevaluasi diri. Bagaimana dia berkontribusi positif terhadap efektifitas kerja tim, serta memahami dan mengisi kelemahan anggota tim yang lain.

Apabila anda sebagai pemimpin proyek memiliki hak untuk memilih anggota tim, selain kompetensi dan kemampuan analisa, anda perlu melihat distribusi orientasi peran anggota tim. Namun jika anggota tim “given”, maka tugas anda adalah menutup kelemahan terbesar dari tim ini, atau melibatkan SME (Subject Matter Expert).

Good or Good Project?

There are many difference between organizations successfully implement Lean Six Sigma and those who fail. One of the major difference in Project Selection. Yes, you may say top management commitment, organization’s buy in, culture, deployment experts, but still we believe the methodology to select and prioritize a project is key success-factor.

Imagine you’re doing a very simple project, let’s say improving an insignificant process to an insigficant improvement level (increase sigma level from 2.0 to 2.1). And this company runs 20 projects like this!

After several months, they will review the result, and learn “yes, we have finished the projects, but how come there’s no difference in our business process? How come our project’s return on investment is so low?”. Most likely it will reduce their buy in and seriousness in the next coming projects.

Another scenario for you to review. You’re now doing a complex difficult project. Let’s say improving a core process with a very complex case to a very significant improvement target. And this company runs 10 projects like this!

After one year, they will review the result, and learn “gosh! how come there’s no completed project? Where is the big return we’ve been looking for?”

See? Failure in selecting a “good” project will result in failure of implementing Lean Six Sigma. So, how good is a good project?

    Several tips to define a good project:

1. align with corporate strategy or departmental KPIs
2. correct SCOPING (not too wide, not too narrow)
3. bottom-line value creation focus
4. balance between resources/effort (competency, investment, time) with result and complexity

To sum up, choose a good project is a manageable and meaningful project.

Menghubungkan Aktivitas Perbaikan dengan Dampak Finansial

Aktivitas perbaikan mempunyai tujuan yang berbeda-beda, antara lain: meningkatkan kepuasan pelanggan, mengefisienkan sumber daya yang dipakai, peningkatan produktivitas, mempercepat proses pengiriman, dan membuat produk yang anti-cacat.

Business Graph with arrow and coins showing profits and gains

Semua inisiatif yang dijalankan di atas tentu mempunyai muara yang sama, yaitu bagaimana inisiatif-inisiatif tersebut berdampak pada penambahan profit organisasi.

Jika ada inisiatif perbaikan yang tidak berdampak pada aspek finansial, akankah kita masih mau melakukannya? Mungkin, bisa jadi kita akan tetap melakukannya, tapi pertanyaan selanjutnya adalah sampai kapan?

Profit bukanlah segalanya, tapi profit – bisa jadi- adalah awal dari segalanya. Anda tidak akan bisa menjamin bisnis atau organisasi anda tetap bertahan, kecuali organisasi tersebut mempunyai bahan bakar yang cukup untuk memutar laju bisnisnya. Dan bahan bakar itu berupa kapital.

Six Sigma adalah metodologi perbaikan yang menekankan pada hasil finansial pada proyek yang dijalankan. Bagaimana Six Sigma dapat menjamin hal tersebut? Continue Reading