Bagaimana Memilih Konsultan yang Tepat?

Ketika Six Sigma adalah sesuatu yang baru dalam organisasi anda, mungkin anda akan meminta bantuan konsultan untuk membuat cetak biru roadmap, memberikan pelatihan pada karyawan, pemilihan proyek, dan saran untuk pembangunan infrastruktur yang cocok bagi organisasi

Sikap hati-hati dan teliti sangat diperlukan ketika memilih konsultan yang tepat untuk menjadi mitra organisasi anda. Program  Lean Six Sigma adalah tentang momentum dan penerimaan dari seluruh karyawan yang akan menentukan sukses tidaknya program ini bertahan lama. Momentum yang tidak tepat atau penerimaan yang rendah dari karyawan karena disebabkan gagalnya proses sosialisasi  dan komunikasi akan sulit menjaga program ini dari hanya sekedar “pasar malam” – gemerlap, wah, dan rame namun hanya berumur tak lebih dari seminggu.

Berikut adalah beberapa kriteria yang  harus dipenuhi konsultan six sigma:

  • Reputasi dan referensi, mintalah referensi dan tanyakan tentang program six sigma yang berjalan pada beberapa perusahaan yang pernah ditangani. Jika memungkinkan tanyakan tentang kualitas konsultan dan beberapa contoh proyek serta hasilnya
  • Credential, Pastikan konsultan anda memiliki credential seperti keanggotaan pada asosiasi yang bereputasi global, sertifikasi profesional, dan sedikit banyak memahami proses yang ada di organisasi anda. Pastikan konsultan memiliki kemampuan “mendengarkan” dan observasi . Hal ini perlu dilakukan karena konsultan akan mengumpulkan informasi yang akurat untuk menentukan pendekatan yang tepat
  • Pengetahuan dasar tentang Lean Six Sigma, ini adalah bagian terpenting dalam memilih konsultan untuk Lean Six Sigma. Pastikan konsultan six sigma memiliki pengetahuan yang mumpuni tentangg metodologi six sigma beserta alat-alat teknik yang mendukungnya. Khususnya, cari informasi bagaimana mereka menerapkan alat-alat teknik ini dalam menjalankan six sigma di organisasi lainnya. Tes pengetahuan mereka tentang six sigma tingkat lanjut seperti Design of Experiment, Theory of Constraint, Quality Function Deployment, Benchmarking, Value Engineering,Mistake Proofing, Control Plans, Multivariate Analysis, dan lainnya.  Selain itu tanyakan berapa banyak Black Belt yang memiliki pengalaman langsung memimpin beberapa proyek Six Sigma. Jika anda meminta bantuan dalam pelatihan juga, tanyakan berapa lama jam terbang selama setahun dan rata-rata skor penilaian. Six Sigma adalah tentang perubahan budaya organisasi, cari tahu latar belakang konsultan dalam menghadapi resistensi dan mengelola perubahan. Jangan gunakan jasa konsultan yang sangat ahli statistik namun minim pengalaman sebagai praktisi Six Sigma
  • Paket, untuk sepenuhnya mengevaluasi kemampuan seorang konsultan, anda  memerlukan penilaian mengenai pelaksanaan strateginya. Hal ini harus mencakup metodologi dan perencanaan waktu (time line) program secara rinci, khususnya
    implementasi struktur dan template yang harus harus diikuti.
  • Fleksibilitas, pastikan bahwa konsultan anda memiliki fleksibilitas dalam hal merubah rencana kerja tanpa harus kehilangan momentum. Konsultan harus mampu mencapai milestone dan pekerjaannya tanpa harus mengganggu pekerjaan normal para karyawan
  • Harga, tentukan seberapa banyak hari yang dibutuhkan konsultan untuk datang dan menyelesaikan tugas-tugasnya, berapa total biaya dan berapa ROI-nya? Perlu diingat bahwa konsultan akan menciptakan pondasi berdirinya budaya perbaikan di organisasi, jadi jangan kompromi terhadap kualitas, carilah yang terbaik.

Memilih konsultan seperti layaknya memilih istri, pastikan semua kriteria yang anda inginkan tercapai sebelum anda meminangnya.

sumber gambar: cpatigayon.wordpress.com/

Menghindari Redupnya Aktivitas Perbaikan Lean Six Sigma

Lean Six Sigma Challenge - Tantangan Implementasi Six Sigma

Banyak program perbaikan, Lean Six Sigma, terlihat kuat di awal, namun tidak selamanya bertahan lama. Apa yang harus dilakukan oleh manajemen puncak untuk tetap menjaga  dan memastikan perjalanan virus perbaikan ini tetap menjalar dan berakhir kesuksesan.

Selama satu dekade terakhir, keberhasilan Lean Six Sigma telah dipubikasikan secara meluas,  metodologi DMAIC telah diadaptasi oleh berbagai macam industri adalah indikasi kesuksesan Lean Six Sigma. Namun, sedikit yang menulis tentang perusahaan – perusahaan yang gagal dalam implementasi six sigma. Satu alasan yang pasti adalah tidak semua perusahaan mau mempubilkasikan kegagalan mereka, namun fenomena Lean Six Sigma sebagai flavour of the month ini cukup serius untuk kita diskusikan.

Serupa dengan manusia program six sigma akan mengalami siklus yang dilahirkan, tumbuh, dan meninggal.

Namun jika kita mampu mempertahankan kondisi yang ada, program Lean Six Sigma akan terus tumbuh mempercepat keunggulan dan daya saing kita.

Berikut adalah 4 cara bagaimana kita mempertahankan program Lean Six Sigma:

1. Pilih Alat Ukur  yang Tepat

Banyaknya proyek six sigma atau berapa banyak Green Belt yang tersertifikasi dalam organisasi anda bukanlah tujuan dari diadakannya program six sigma. Ingat program six sigma adalah berapa banyak saving yang dihasilkan untuk perusahaan. Banyaknya jumlah proyek six sigma atau banyaknya Green Belt yang anda punya bukan jaminan bisnis dari tahun ke tahun, memang benar bahwa Green Belt adalah agen perubahan, namun mencetak agen perubahan sebanyak mungkin tanpa mendefinisikan dengan tepat apa yang akan dirubah akan membuat organisasi kehilangan fokus. Metrik utama untuk mengukur keberhasilan Six Sigma harus selalu didasarkan pada nilai bisnis kembali ke perusahaan

2. Pemilihan Proyek yang Tepat

Pemilihan proyek yang tepat adalah komponen kunci untuk keberlangsungan program Six Sigma. Proyek tidak boleh dipilih hanya untuk mendapatkan seseorang disertifikasi atau untuk membungkus DMAIC terhadap masalah yang jelas bukan proyek Six Sigma hanya untuk mendapatkan visibilitas. Karena proyek membantu menjaga momentum, Pemimpin/champion harus sangat selektif ketika menentukan proyekSix Sigma. Champion harus mampu menyeleraskan visi perusahaan terhadap KPI dan proyek-proyek Six Sigma dan mampu memvalidasi keuntungan proyek dari sisi finansialnya

3. Membangun Infrastruktur yang Kuat

Siapa yang bertanggung jawab atas keberhasilan Six Sigma dalam suatu organisasi? Bukan Black/ Green Belts. Kepemimpinan organisasi menentukan keberhasilan atau kegagalan program Lean Six Sigma ini.  Para pemimpin organisasi/ champion bertanggung jawab mengkomunikasikan harapan dan tanggung jawab untuk memilih dan pemimpin proyek menyiapkan pelatihan, manajemen harus menyediakan program dengan dasar yang kuat. Selain itu, para pemimpin harus mengevaluasi komponen dasar bisnis sebelum menerapkan Six Sigma. Misalnya, apakah organisasi memiliki kapabilitas yang cukup untuk menerapkan Lean Six Sigma? Apakah proses didokumentasikan dan dipelihara secara rutin? Apakah metrik yang digunakan sudah tepat ? Jika belum, para pemimpin mungkin memiliki beberapa pekerjaan rumah yang harus dilakukan sebelum meluncurkan Six Sigma

4. Lean Six Sigma adalah sebuah Perjalanan

Program Lean Six Sigma adalah proses yang berevolusi.  Organisasi harus mampu membuat program Lean Six Sigma bukan sesuatu yang basi setelah beberapa tahun implementasinya. Perluasan kemampuan karyawan dalam menjaga inisiatif ini tetap segar perlu dijalankan. Contohnya melibatkan Desgin for Six Sigma untuk melengkapi DMAIC, atau pengenalan baru, ide alat atau konsep, tidak ada alasan untuk menghambat pertumbuhan tubuh perbaikan terus menerus.

Itulah beberapa cara untuk menghindari redupnya aktivitas improvement di dalam Lean Six Sigma.

Lean Six Sigma – Combining Six Sigma Quality with Lean Production Speed

Waktu dan kualitas adalah dua metrik terpenting dalam meningkatkan kinerja dan keuntungan setiap perusahaan, Lean Six Sigma menjelaskan bagaimana meningkatkan kinerja perusahaan Anda dengan menggabungkan dua inisiatif paling penting – Lean dan Six Sigma – ke dalam satu program yang terintegrasi. Buku yang ditulis Michael George ini adalah buku yang pertama kalinya memberikan roadmap untuk mendapatkan manfaat dari Lean dan Six Sigma.

Lean Six Sigma Book Reference

Buku ini menunjukkan bagaimana untuk:

  1. Mengurangi biaya dan waktu proses secara signifikan
  2. Menurunkan waktu siklus order-to-delivery
  3. Eliminasi variasi proses dan waste di organisasi

Secara terpisah, Lean dan Six Sigma telah mengubah wajah bisnis baik manufaktur maupun jasa. Dengan menggunakannya secara terintegrasi, keduanya menjadi strategi yang mampu meningkatkan kualitas produk dan proses, efisiensi produksi, dan profitabilitas. Buku ini menunjukkan bagaimana Continue Reading

Plan Do Check Act (PDCA)

- - Analyze, Improve, Six Sigma

PDCA atau yang sering disebut juga dengan Deming Circle/Deming Cycle/Wheel, Shewhart Cycle, control circle/cycle, dan Plan Do Study Act (PDSA) adalah sebuah metode manajemen empat langkah iteratif yang digunakan pada proses bisnis untuk kontrol dan peningkatan berkelanjutan dari proses dan produk.

Keempat fase yang terdapat pada PDCA adalah :

SSCX Six Sigma Lean PDCA Kaizen

Plan : mengidentifikasi dan menganalisis masalah

Pada tahap ini Anda dapat menggunakan beberapa tools yang berguna seperti Drill Down, Cause and Effect Diagram, dan 5 Whys untuk membantu Anda menemukan akan dari permasalahan. Setelah Anda berhasil mengidentifikasi, Anda dapat memetakan proses tersebut. Selanjutnya Anda dapat menggambarkan semua informasi lain yang diperlukan untuk Continue Reading

Control Chart – Part 1

Apa itu Control Chart?

Contol chart akan memberitahu anda, apa yang dapat diharapkan dari sebuah proses. Tool ini juga akan membantu anda mengetahui jika ada hal-hal yang menyimpang dalam proses, sehingga anda bisa langsung mengambil tindakan dan mengembalikan proses pada jalur yang benar. Misalnya, jika anda memiliki variasi dalam proses, apakah variasi tersebut terjadi secara alami dan terprediksi, atau apakah ada sesuatu yang salah, yang membutuhkan investigasi lanjutan?

Tool control chart akan membantu Process Owner keluar dari kebiasaan buruk, yaitu hanya mengambil tindakan berdasarkan data-data terbaru saja. Jika anda hanya melihat data-data terbaru, info yang anda dapatkan tidak akan cukup lengkap untuk menghasilkan keputusan yang baik.

Tool ini juga akan memberitahu anda, kapan untuk melakukan investigasi lanjutan atas sebuah penyimpangan, dan kapan anda bisa membiarkannya saja. Singkatnya, control chart akan membantu anda untuk lebih produktif dan menghindari waktu dan energi terbuang untuk hal-hal yang tidak perlu.

Bentuk dan Tipe Control Chart

Pada control chat dalam bentuk umum, kita akan melakukan perencanaan kinerja proses dalam bentuk grafik. Chart akan memiliki tiga garis: UCL (Upper Control Limit), Mean (nilai rata-rata), dan LCL (Lower Control Limit). Jika data anda masih berada didalam batas 3 garis ini, maka dapat diasumsikan tidak ada masalah yang berarti dalam proses anda pada saat ini.

Dalam keluarga control chart, terdapat banyak tipe dan rupa yang dapat anda temukan. Beberapa diantaranya adalah:

  • Individual Control Charts
  • I & MR Control Charts
  • X-Bar & S Charts
  • X-Bar & R Charts
  • P-Charts
  • U-Charts

Untungnya, semua control charts tersebut memiliki format 3 garis yang sama: garis tengah, UCL dan LCL. Tujuan dari pembuatan semua control chart tersebut adalah membuat plotting data sehingga anda bisa langsung melihat kasus-Special Cause yang terjadi dalam proses, jika ada. Tujuannya adalah, tentu saja, untuk mengambil keputusan mengenai tindakan-tidakan yang perlu dilakukan.

Semua jenis chart tersebut sama-sama menyajikan data mengenai kinerja proses dari waktu ke waktu. Perbedaannya terletak pada perhitungan limit untuk tipe-tipe data yang berbeda.

Sumber: www.shiftindonesia.com

Peran Sponsor dalam Six Sigma

- - Belt, Lean Six Sigma

Bagian terpenting dalam sebuah perjalanan proyek six sigma terletak di C, Control. Fase inilah yang menentukan apakah proyek tersebut benar-benar memberikan dampak yang signifikan secara jangka panjang, atau hanya menjadi headline of the day.

Di sini peran seorang penjaga, atau sponsor.  Sponsor bertugas sebagai pengawas. Tanggung jawab yang menuntut adanya keseimbangan yang baik, yaitu ketika membiarkan tim membuat keputusan mereka sendiri tetapi juga memberikan petunjuk mengenai arah usaha yang dilakukan. Secara umum tugas sponsor adalah Continue Reading

Taguchi Methods

Taguchi Methods adalah sebuah metode statistik yang dikembangkan oleh Genichi Taguchi untuk meningkatkan kualitas dari hasil produksi manufaktur, engineering, biotechnology, marketing, dan edvertising.

Filosofi

  • Kualitas harus didesain di dalam produk, bukan diperiksa di dalam produk
  • Kualitas terbaik dapat dicapai dengan meminimalisir penyimpangan dari target. Produk tersebut harus didesain agar tahan terhadap faktor lingkungan yang tidak dapat dikendalikan
  • Cost dari suatu kualitas harus diukur sebagai fungsi penyimpangan dari standard dan kerugian harus diukur dari keseluruhan sistem

Taguchi Methods melibatkan reduksi variasi dari proses melalui desain robust dari eksperimen. Continue Reading

SIPOC Analysis

- - Six Sigma

SIPOC (Supplier – Inputs – Process – Outputs – Customer) analysis adalah salah satu tools yang digunakan dalam penerapan Six Sigma. Tools ini akan memberikan gambaran yang jelas mengenai pengaruh dari proses terhadap pelayanan konsumen. Hasil akhir dari SIPOC analysis ini adalah sebuah “template” untuk menentukan proses sebelum Anda memulai untuk memetakan, mengukur, dan meningkatkan proses tersebut.

Ketika Anda mulai merencanakan untuk memulai suatu manajemen proses maupun aktifitas improvement, sangat penting untuk mengerti tentang proses itu sendiri secara keseluruhan. SIPOC akan membantu para pemilik maupun pelaku proses untuk menetapkan boundaries atau batasan dari apa yang akan mereka kerjakan. Continue Reading