Pada pembahasan sebelumnya kita membahas tentang bagaimana mengumpulkan data. Dua tools yang sering dipakai untuk pengumpulan data adalah stratifikasi dan check sheet. Mari kita bahas lebih dalam.
STRATIFIKASI
Stratifikasi adalah suatu teknik yang digunakan untuk menguraikan dan mengklasifikasikan data menjadi beberapa kelompok sejenis yang lebih kecil sehingga menjadi jelas dan dapat dianalisa lebih lanjut. Seberapa sering kita mendapatkan data yang melimpah tetapi tidak tahu harus diapakan?
Dengan stratifikasi, data akan kita urai dan klasifikasikan sehingga pola data akan terlihat dan informasi menjadi jelas untuk analisa selanjutnya. Contoh: data kita stratifikasi menurut jenis masalah, penyebab masalah, dan sebagainya. Penentuan jenis pengelompokkan disesuaikan dengan tujuan analisa yang akan disimpulkan atau data yang akan diambil.
Hal – hal yang perlu diperhatikan ketika akan melakukan stratifikasi adalah:
- Sebelum mengumpulkan data, identifikasi terlebih dahulu bagaimana menstratifikasi data terhadap faktor-faktor yang diperkirakan memberi pengaruh terhadap masalah. Ketika kita ingin mengumpulkan data cacat, stratifikasi yang dapat dilakukan adalah: dari jenis cacatnya, waktu kejadian cacat (hari, minggu, shift), tempat kejadian cacat (mesin, proses), dan lainnya. Ini yang disebut dengan memunculkan pola-pola kecurigaan untuk investigasi
- Pada waktu menganalisa bedakan secara visual kelompok dalam suatu tabel
Contoh: Kita ingin menstratifikasi data dari komplain pelanggan. Kita mengidentifikasi bahwa komplain pelanggan dapat distratifikasi berdasarkan: pelanggan dan klaim.
| No | Pelanggan | Klaim |
| 1 | PT. Sigma Jaya | Rp. 5,000,000,000 |
| 2 | PT. Lean Prima | Rp. 4,500,000,000 |
| 3 | PT. Daya Kreasi | Rp. 2,750,000,000 |
| 4 | PT. Sumber Arta | Rp. 1,000,000,000 |
Atau stratifikasi menurut jenis masalah dan jumlah kejadian
| No | Jenis Komplain | Jumlah kejadian |
| 1 | Bungkus koyak | 50 |
| 2 | Jumlah kurang | 39 |
| 3 | Terdapat benda asing | 30 |
| 4 | Produk rusak | 22 |
CHECK SHEET
Checksheet atau lembar pengumpul data merupakan alat bantu untuk memudahkan pengumpulan data secara sistematis. Tidak ada format yang standar dengan pembuatan checksheet. Setiap checksheet dibuat khusus untuk mengumpulkan data yang akan diambil. Desain checksheet yang baik adalah dasar untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan sehingga memudahkan analisa data secara efektif. Anda tidak mau mengulang proses pengumpulan data lagi khan?
Intinya format dan bentuk dari checksheet haruslah sederhana dan dapat diisi dengan cepat, mudah dan terstruktur.
Ada beberapa model checksheet yang diklasifikasikan menurut fungsinya:
1. Checking/ Confirmation checklist
Untuk memastikan pengecekan dilakukan dan hasilnya tercatat dalam sebuah tabel dan disimpulkan dengan memperhatikan item dalam kolom yang berhubungan
2. Counting checksheet
Untuk mencatat jumlah barang atau aktivitas sesuai dengan permintaan
3. Evaluation checksheet
Untuk mengevaluasi semua tugas / kegiatan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan
4. Location checksheet
Untuk mengetahui dimana cacat terbanyak terjadi dalam proses
Jika Anda bosan dengan penjelasan problem solving yang penuh teori, Anda dapat mencicipi ebook sederhana yang penuh cerita seru. FREE. Buku ini memberikan penjelasan problem solving yang ringan tetapi tepat sasaran. Lengkapnya.