Hal yang terpenting sebelum menjalankan proyek six sigma adalah adanya kesepakatan tertulis antara pemimpin proyek (green belt atau black belt), project champion, Sponsor, Finance & Accounting, dan anggota proyek yang disebut project charter.
Project charter menceritakan tentang latar belakang permasalahan, berapa besar estimasi biaya dijalankannya proyek ini, sampai dengan keuntungan yang didapatkan jika proyek ini berhasil dijalankan, dan yang utama adalah mendefinisikan di area mana lingkup kerja proyek ini.
ketika kita berbicara tentang mendefinisikan ruang lingkup, kita berbicara tentang mengembangkan pemahaman bersama seperti apa yang termasuk dalam, atau dikecualikan dari, sebuah proyek. Setelah mendefinisikan ruang lingkup, maka biaya dan waktu pelaksanaan proyek bisa dihitung. Jika ruang lingkup salah, waktu dan biaya juga akan salah.
Kesalahan dalam menentukan batasan lingkup suatu proyek atau tidak adanya kontrol yang efektif dalam merevisi suatu charter akan mengakibatkan hal berikut:
- Ruang lingkup terlalu luas: Jika anda merasa bahwa komitmen dari sumber daya anda begitu kuat, dan organisasi anda sangat berkeinginan untuk melakukan perubahan yang radikal, dan anda percaya pada kekuatan tunggal anda, sehingga anda melibatkan beberapa proses dan bagian dalam ruang lingkup kerja proyek anda. Waspadalah ini yang disebut dengan overscope. Gejala – gejala dari overscope ini adalah:
- Membutuhkan lebih dari tujuh anggota tim
- Membutuhkan berlembar-lembar kertas untuk menggambar process map
- Problem statement tidak jelas mengacu pada satu isu
- Terdapat beberapa target (Ys)
- Tidak jelas titik mulai dan akhinya
- Melibatkan beberapa champions
- Membutuhkan lebih dari setahun untuk menyelesaikan project ini
- Ruang lingkup terlalu sempit: atau yang disebut underscope
Gejala – gejala dari underscope ini adalah:
- Tidak berhubungan dengan strategi perusahaan
- Memberikan dampak yang tidak significant terhadap customer
- Project saving < Project implementation
- Solusi sudah jelas dan dapat segera diimplementasikan
Cara yang paling efektif dalam menentukan batasan ruang lingkup (scope) proyek adalah dengan membuat SIPOC diagram. SIPOC diagram mempermudah kita dalam mengidentifikasi pelanggan dan kebutuhannya, setelah itu kita dapat mengetahui proses apa saja yang terlibat dalam pemenuhan kebutuhan pelanggan tersebut dan mengetahui input apa saja yang dibutuhkan untuk proses tersebut dan mengetahui siapa penyedia input tersebut. Dari SIPOC diagram tersebut kita dapat menandai awal dan akhir proses yang berada dalam lingkup kerja kita
Dalam beberapa artikel ke depan kita akan membahas tentang metodologi six sigma yang dikenal dengan DMAIC. Untuk yang pertama ini, mari berkenalan dengan fase DEFINE